Podstrona: Komunikat / POLITECHNIKA RZESZOWSKA im. Ignacego Łukasiewicza

Komunikat nr 2/2022
REKTORA POLITECHNIKI RZESZOWSKIEJ im. IGNACEGO ŁUKASIEWICZA
z dnia 18 stycznia 2022 r.

w sprawie sposobu postępowania przy zgłaszaniu przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

Szanowni Państwo,

mając na uwadze zapisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, celem chronienia zarówno osób zgłaszających jak i interesów Politechniki Rzeszowskiej poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości, informuję iż na Uczelni obowiązują poniższe zasady zgłaszania przypadków nieprawidłowości i ochrony osób dokonujących zgłoszeń:

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
   • zamówień publicznych,
   • usług, produktów i rynków finansowych;
   • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
   • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   • bezpieczeństwa transportu;
   • ochrony środowiska;
   • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   • bezpieczeństwa żywności i pasz;
   • zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   • zdrowia publicznego;
   • ochrony konsumentów;
   • ochrony prywatności i danych osobowych;
   • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   • interesów finansowych Unii Europejskiej;
   • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
2. Zgłaszający to osoba która zgłasza informacje na temat naruszeń prawa uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą, w szczególności:
   • pracownicy, także w przypadku gdy stosunek pracy już ustał;
   • osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
   • osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   • członkowie organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego osoby prawnej;
   • osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   • stażyści;
3. Osoby, które posiadają informacje na temat naruszenia prawa przy wykonywaniu pracy bądź przy realizacji zadań Uczelni, mają prawo dokonać zgłoszenia, wskazując dokładnie okoliczności dokonanego zgłoszenia.
4. Uczelnia zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń oraz daje gwarancję poufności i ochronę osób zgłaszających, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia, jak również osobom powiązanym ze zgłaszającym.
5. Osoby te podlegają ochronie pod warunkiem, że miały uzasadnione podstawy sądzić, że informacje będące przedmiotem zgłoszenia są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia.
6. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonane w postaci ustnej, pisemnej lub elektronicznej.
7. Dane kontaktowe oraz miejsca przeznaczone do poufnego zgłaszania naruszeń są udostępniane na stronie internetowej: prz.edu.pl w zakładce „Zgłoś naruszenie”.
8. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności
   • szczegółowy opis zdarzenia naruszającego prawo,
   • datę i miejsce zdarzenia naruszającego prawo
   • wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie;
   • wskazanie ewentualnych świadków naruszenia;
   • dane osobowe zgłaszającego.
9. Zgłoszenie wewnętrzne nie może być anonimowe.
10. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych upoważnione są osoby powołane przez rektora, w celu bieżącej obsługi procedury zgłaszania naruszeń. Dane osób upoważnionych przez rektora, znajdują się na stronie internetowej Uczelni w zakładce „Zgłoś naruszenie”.
11. Osoby upoważnione prowadzą rejestr zgłoszeń.
12. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki i prowadzone są z należytą starannością, w sposób poufny, zgodnie z zasadą bezstronności i obiektywizmu.
13. Dane osobowe zgłaszających osób oraz osób których zgłoszenia dotyczą i innych osób uczestniczących w procedurze ujawniania nieprawidłowości, chronione są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO i ustawą o ochronie danych osobowych.
14. Działania następcze, w związku z przyjętym zgłoszeniem, podejmuje specjalny zespół który:
    • ocenia prawidłowość zgłoszenia pod względem formalnym;
    • weryfikuje informację o naruszeniu;
    • przeprowadza dochodzenie wewnętrzne;
    • zamyka procedurę działań następczych;
    • wydaje odpowiednie zalecenia.
15. O przyjęciu zgłoszenia, zawiadamiający zostanie poinformowany w ciągu 7 dni od daty wpływu zgłoszenia.
16. Zespół przekazuje informacje zwrotne do osoby zgłaszającej bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia. W przypadku charakteru i złożoności zgłoszenia, termin ten może ulec wydłużeniu, jednak nie dłużej niż do 6 miesięcy.
17. Zgłaszającemu, który nie wyraził zgody na ujawnienie swojej tożsamości, zapewniona jest anonimowość w trakcie całego postępowania, z zastrzeżeniem sytuacji, w których ujawnienie tożsamości Zgłaszającego wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
18. Zgłoszenie przekazane w trybie określonym w Procedurze, wraz z danymi osobowymi Zgłaszającego lub danymi mogącymi umożliwić jego identyfikację, ma charakter poufny i podlega ochronie właściwej dla informacji poufnych.
19. Dane osobowe osób wskazanych w Zgłoszeniu mogą być przetwarzane wyłącznie w celu realizacji postanowień procedury.
20. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji procesu obsługi zgłoszenia, a po tym czasie anonimizowane i archiwizowane przez 5 lat, a po tym czasie usuwane.
21. Rektor sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością przyjmowania zgłoszeń oraz działań następczych.

Rektor
prof. dr hab. inż. Piotr Koszelnik